Schnittstellen

als Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung im Hotel

Redet man über Digitalisierung und Automatisierung in der Hotelbranche, dauert es nicht lange, bis das Thema Schnittstellen aufkommt. Die bestmögliche Verzahnung des PMS mit externen Systemen über Schnittstellen ist in der Hotellerie unabdingbar, wenn man den Hotelalltag durch automatisierte und vereinfachte Prozesse erleichtern möchte und den Personalmangel ein wenig abfedern möchte.

Das PMS als Herzstück der Gastdaten

In der Hotellerie gibt es viele verschiedene Systeme, die miteinander kommunizieren müssen: Dreh- und Angelpunkt ist in der Privathotellerie häufig das PMS (Property Management System). Als Kernsystem fließen hier alle vorhandenen Daten zusammen.  

Um diese so wichtigen Gastdaten an anderer Stelle gewinnbringend nutzen zu können, aber auch um sie weiter anzureichern und aktuell zu halten, ist die Entwicklung intelligenter Schnittstellen unerlässlich.

Gelungene Digitalisierung bedeutet, dass vorhandene Daten möglichst effizient genutzt werden, doppelte Dateneingaben oder mühsame manuelle Listenabgleiche sollen verhindert werden.

Vorteile von Schnittstellen für Hotels

Gut durchdachte Schnittstellen haben vielfältige Vorteile für Hotels. Um diese mal alle auf einen Blick zu sehen, hier eine kurze, aber sehr eindrückliche Auflistung:

  • Prozessautomatisierung  
    (automatisierte Datenübertagung = weniger manuelle Administration)
  • Reduzierung der Arbeitslast
  • Fehlerminimierung
  • Bessere Datenbasis
  • Produktivitäts- und Effizienzsteigerung
  • Umsatzsteigerung
  • Kosteneinsparung
  • Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Bessere Kundenkenntnis, Personalisierung und verbesserte Gästeerfahrung

Digitalisierung und Automatisierung sind die Topthemen in der Hotellerie. Der gestiegene Kostendruck und der Fachkräftemangel zwingen zum Handeln. Ohne die Automatisierung von Hotelprozessen können bald kaum mehr alle anfallenden Arbeitsprozesse bewältigt werden.

Mit der Automatisierung durch intelligente Schnittstellen verschaffen Sie Ihren Mitarbeitern wieder mehr Zeit für den persönlichen Kontakt und die individuelle Gastbetreuung. Das macht nicht nur Ihre Gäste zufriedener, sondern auch Ihre Mitarbeiter.

Zudem werden digitale Services von einem Großteil der Gäste heutzutage erwartet. Durch eine gezielte und vor allem individuelle Ansprache entlang der Customer Journey können Sie Ihre Servicequalität grundlegend verbessern. Die bessere Möglichkeit, Gastvorlieben zu speichern, versetzt Sie in die Lage, Ihr Angebot nach Gastvorlieben auszubauen und so ein unvergessliches Kundenerlebnis zu gestalten.

Effizienz ist gefragt! Digitalisierung und Automatisierung schafft dringend benötigte Freiräume im Hotelalltag.

Beispiele für Schnittstellen im Hotel

Schauen wir uns nun ein paar Beispiele für Schnittstellen im Hotel an. Welche Systeme sind besonders wichtig und wie kommunizieren diese miteinander? Wie bereits erwähnt, ist das Property Management System (PMS) das Kernsystem der Gastdaten, weshalb ihm eine besondere Stellung in der Systemlandschaft der Hotellerie zukommt. Hier sollte alles zusammenfließen. Das Kernsystem ist das führende System innerhalb der IT-Landschaft, es steht im Zentrum aller Datenströme. Das PMS sammelt, verarbeitet und ordnet alle im Rahmen der Reservierung, des Hotelaufenthaltes und nach der Abreise anfallenden Gastdaten und ermöglicht so einen umfassenden Blick auf den Gast und seine Vorlieben. Natürlich kann nicht alles vom PMS selbst gesteuert werden, deshalb sind hier intelligente Schnittstellen besonders gefragt. Damit Daten in alle Richtungen fließen können, sind sogenannte „2-Wege-Schnittstellen“ das Maß der Dinge.

  • 1.

    Schnittstellen vom PMS zum Buchungssystem (IBE)

    Eine der wichtigsten Schnittstellen im Hotel ist die Schnittstelle vom PMS zum Buchungssystem. Über das Buchungssystem (IBE) können Gäste Zimmer und weitere Leistungen online buchen. Die Buchungsdaten werden dann automatisiert und direkt ins Property Management System (PMS) übertragen. Es ist kein manueller Eingriff erforderlich, die Verfügbarkeiten und die jeweiligen Preise stehen in der Booking Engine stets aktuell zur Verfügung.

  • 2.

    Schnittstellen vom PMS zum E-Mail-Marketing-System

    Durch eine Verknüpfung des PMS mit dem E-Mail-Marketing-System, können z.B. ohne weiteres Zutun direkt nach Buchungseingang Buchungsbestätigungen versendet werden. Wenige Tage vor Anreise des Gastes wird der Gast automatisiert per Pre-Arrival-Mail mit allen notwendigen Informationen informiert oder zum digitalen-Check-in eingeladen und nach der Abreise nach einer Bewertung gefragt.

  • 3.

    Schnittstellen vom PMS zum POS

    Um die Verwaltung der Hotelgastronomie zu optimieren, bestehen Schnittstellen zwischen dem PMS und dem POS-System (Point-of-Sale-System, Kassensystem). Damit kann nicht nur der Bestellprozess im Restaurant beschleunigt werden, sondern Restaurantrechnungen können so automatisiert der Zimmerrechnung hinzugefügt werden.

  • 4.

    Schnittstellen vom PMS zum Revenue System

    Aus dem Hotelalltag nicht mehr wegzudenken sind auch Revenue-Management-Systeme. Die Anbindung dieser Systeme ermöglichen es dem Hotel, die Preise für Zimmer automatisch anzupassen, je nach Auslastung und Nachfrage.

  • 5.

    Schnittstellen von PMS, der IBE und vom POS zum Zahlungssystem

    Auch die Integration von Zahlungssystemen wird per Schnittstelle geregelt. Durch die Anbindung an verschiedene Zahlungsdienstleister können Gäste ihre Rechnungen einfach und sicher bezahlen, vor Ort per Kartenlesegerät oder bequem online von zu Hause aus. Die Zahlungen werden im Idealfall auch direkt im PMS verbucht.

  • 6.

    Schnittstellen vom PMS zu Metasuchmaschinen

    Über Anbindungen an Metasuchmaschinen und mit einem effektiven Gebotsmanagement holen Sie sich den Traffic der großen Portale auf Ihre eigene Buchungsstrecke.

  • 7.

    Schnittstellen vom PMS zu internen Systemen

    Diverse interne Schnittstellen ermöglichen den reibungslosen Informationsfluss, den Austausch von Daten und verbessern die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen und Bereichen. So sorgt beispielsweise eine Schnittstelle zwischen dem Front Office und dem Housekeeping-Team für den Austausch von Informationen über Gästeankünfte, Zimmerverfügbarkeit, Reinigungsstatus und Sonderwünschen.

  • 8.

    Schnittstellen zwischen PMS und Restaurantverwaltung

    Die Anbindung an ein Restaurantverwaltungssystem bietet vielfältige Vorteile. Hotelgäste mit Halbpension können direkt eingebucht werden. Gastinformationen landen nach dem Besuch direkt wieder im PMS und stehen beim nächsten Besuch gleich zur Verfügung. Bei der Onlinezimmerbuchung kann den Gästen direkt die Buchung eines Tisches ermöglicht werden. Die Synchronisierung ermöglicht, dass die Rezeptionsmitarbeiter stets über getätigte Tischreservierungen oder -änderungen Bescheid wissen.

  • 9.

    Schnittstellen zwischen Bank und PMS

    Die Verbuchung von Vorauszahlungen per Überweisung lassen sich automatisiert über eine geeignete Schnittstelle in das PMS verbuchen.

  • 10.

    Schnittstellen zwischen Reiseveranstaltern, OTA’s und dem PMS

    Über geeignete Schnittstellen und/oder Channelmanager lassen sich extern getätigte Buchungen automatisiert in das PMS übertragen.

  • 11.

    Schnittstellen zwischen digitalen Schließsystemen und dem PMS

    Mit der Anbindung an digitale Schließsysteme über das PMS lassen sich Lösungen für den kontaktlosen Check-in realisieren.

  • 12.

    Schnittstellen zwischen einer SPA Verwaltung und dem PMS

    Über die Onlinebuchung von Wellnessanwendungen bis hin zur Synchronisation von Buchungen mit dem PMS ist hier alles möglich. Ist die Rezeption informiert über gebuchte Anwendungen können entsprechende Informationen ohne Nachfrage ausgehändigt werden. Das erhöht die Gastzufriedenheit.

Das müssen Sie bei der Integration von Schnittstellen im Hotel beachten

Die Vorteile von Schnittstellen haben wir nun ausreichend beleuchtet. Doch lassen Sie uns auch über die Stolperfallen sprechen und überlegen, was man beim Thema Schnittstellen im Hotel beachten muss, damit wirklich alles rund läuft.

Zunächst einmal müssen die vorhandenen Systeme analysiert werden, um festzustellen, welche Daten an welcher Stelle vorhanden sind und welche Systeme, welche Daten austauschen sollen.

Welche Prozesse benötigen wirklich viel manuellen Aufwand und welche administrativen Aufgaben kann eine Software mindestens genauso gut lösen wie Ihre Mitarbeiter:innen ohne die Gästezufriedenheit zu beeinflussen? Welche Abläufe und Prozesse sind besonders ineffizient und kostenintensiv? Und schlussendlich müssen Sie entscheiden: Wie weit wollen und können Sie gehen mit Ihrer Automatisierung?

Wann erschließen Sie die Potenziale der Digitalisierung?

Sie haben noch Nachholbedarf beim Thema Digitalisierung? Sie sehen in Ihrem Hotel noch zu viele manuelle, ineffiziente Prozesse? Dann lassen Sie uns über Ihre Möglichkeiten sprechen. Gemeinsam finden wir heraus, wie wir Ihre Anforderung in eine passgenaue Lösung umwandeln können.

Daniela Michaelis Kundenbetreuung +49 261 30380-80 dhm@onm.de