Digitales Vorausfüllen des Meldescheins

für
Europa-Park Hotelbetriebe

Positive Resonanz: 80 % der Gäste nutzen Online-Check-in Deutschlands größtem Hotelresort. Mit dem Pre-Check-in für die Europa-Park Hotels können Gäste bequem von zu Hause aus einchecken und somit schneller beginnen, ihren Urlaub zu genießen.

Nicht nur zu Corona-Zeiten möchte man lange Warteschlangen an der Rezeption vermeiden. Mit dem neuen Pre-Check-in werden Gäste vom manuellen Ausfüllen des Meldescheins befreit. Der Anreiseprozess kann so deutlich beschleunigt werden und direkte Kontakte reduziert werden.

So funktioniert der Pre-Check-in

Bei Direktbuchung auf der Website der Europa-Park Hotels können Gäste sofort nach Erhalt der Reservierungsbestätigung online einchecken.

Damit diese Funktion auch von vielen genutzt wird, werden die Gäste an mehreren Stellen darauf hingewiesen: Direkt auf der Bestätigungsseite nach der Buchung, in der Bestätigungsmail und in einer weiteren, separaten Mail.  

Hat der Gast seine Daten und die der Mitreisenden online ausgefüllt, muss er vor Ort lediglich seine Unterschrift auf dem Meldeschein ergänzen und die Zimmerschlüssel in Empfang nehmen. Auch, wenn die Buchung nicht direkt beim Hotel, sondern über Reiseveranstalter oder OTAs erfolgte, ist es möglich, den Meldeschein digital vorab auszufüllen.

Auch beim Check-out Zeit sparen

Damit auch das Auschecken so kontaktlos und schnell wie möglich vonstattengeht, werden die Gäste bereits vor der Anreise in einem Mailing darum gebeten, ihren Aufenthalt mithilfe eines persönlichen Paymentlinks vorab online zu bezahlen. So wird der Check-out-Aufwand an der Rezeption maßgeblich verringert.

Noch mehr Komfort mit der Europa-Park Hotel App

Haben die Gäste die Europa-Park Hotel-App  installiert, können Sie den Check-out komplett digital erledigen. Auch während des Aufenthalts in Anspruch genommene Leistungen (z.B. Restaurant- oder Spa-Rechnungen) können hierüber bezahlt werden und der Gang zur Rezeption so komplett vermieden werden.

Große Akzeptanz der Gäste

Steffen Waldmann, stellvertretender Direktor der Europa-Park Hotels, zeigt sich sehr zufrieden. Derzeit nutzen bereits ca. 80 Prozent aller Gäste den Pre-Check-in. Ebenso häufig wird auch die Möglichkeit der Vorab-Online-Bezahlung in Anspruch genommen. Und das Feedback der Gäste stimmt positiv. Stammgäste und Wiederholer sind besonders froh, dass sich die Daten der Mitreisenden nun für kommende Aufenthalte speichern lassen. 

 „Die Corona-Herausforderungen haben die Digitalisierung noch einmal befeuert“, so Steffen Waldmann. Die Gäste seien jetzt mehr bereit, an diesen Möglichkeiten teilzunehmen. Früher hätte niemand ein Jahr im Voraus für eine Online-Buchung bezahlen wollen. Seit Beginn der Pandemie kann man in den Europa-Park Hotels hier jedoch ein deutliches Umdenken erkennen. Auch, wenn die Bereitschaft vornehmlich durch die Corona-Situation komme, so ist Steffen Waldmann davon überzeugt, „dass das so bleibt und die Hemmschwelle vorab zu bezahlen, sinkt.“

Ein Fakt, der sich gerade für die Europa-Park Hotels auszahlt. Denn im Gegensatz zu anderen Ferienhotels, wo Gäste ein bis zwei Wochen bleiben, haben die sechs Hotels und das Camp Resort fast jeden Tag wechselnde Gäste und entsprechend viele An- und Abreisen zu bewerkstelligen.

Digitale Erleichterungen beim Check-in/Check-out sind deshalb immer schon ein Anliegen der Europa-Park Hotels gewesen. So bewirkt der Pre-Check-in nicht nur eine Vermeidung von Gastkontakten in Pandemiezeiten, sondern eine generelle Verschlankung von Prozessen an der Rezeption.  

Eine klassische Win-Win-Situation

Was will man also mehr? Der Kunde fühlt sich sicher, da Kontakte vermieden werden. Er kann seinen Aufenthalt früher und länger genießen, da das Ein – und Auschecken digital vonstattengehen. Und die Hotelmitarbeiter haben mehr Zeit für den Gast und seine individuellen Wünsche, da zeitaufwändige Abläufe durch Digitalisierung vereinfacht werden oder sogar ganz wegfallen.

  • Technik: Oracle Hospitality Suite8 Property
  • Art: Hotel / Buchungssysteme / IBE
  • Beratung
  • Technische Umsetzung
  • Hotel

Pre-Check-in: Features & technische Details

  • Digitales Vorausfüllen des Meldescheins
  • Angabe aller Gastdaten
  • Mitteilung der voraussichtlichen Ankuftszeit
  • Möglichkeit zur Online-Zahlung
  • Möglichkeit zur Inanspruchnahme derZimmer-bezugsfertig-SMS
  • Online-Check-out per App
  • SSL-verschlüsselte Datenübertragung
  • Direkte Anbindung an das Oracle Suite8 PMS über die Schnittstellen Oracle PMS Suite8 Basic XML INterface und Oracle PMS Suite8 Enhanced XML
  • Angabe und Verknüpfung der Daten von Mitreisenden über das Oracle Multiguest Modul der Suite8
  • Einsatz moderner Webtechnologien, u.a. .NET Core, Identity Server 4 und vueJS.

 

 

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