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Branchenlösung für Messen und Messebetreiber

für Reed Exhibitions Deutschland GmbH

2011

Online Servicetool zur Buchung von Messedienstleistungen

Für unseren langjährigen Kunden Reed Exhibitions haben wir ein individuelles messeübergreifendes Online-Buchungssystem entwickelt.

Reed Exhibitions Deutschland, das sind 10 Messen und Kongresse, 337.000 Messegäste, 4.750 Aussteller und 365.000 Quadratmeter Messefläche.

Über das Buchungssystem können Aussteller alle Serviceleistungen rund um Ihren Messestand nun ganz einfach online buchen und verwalten. Es wurde in den Sprachen Deutsch und Englisch realisiert.

Die Ausgangssituation:

Von Stromanschluss über Catering bis hin zu Werbemöglichkeiten, zusätzlich zum Messestand können Messeaussteller diverse Services buchen. Die Buchung dieser Leistungen erfolgte bisher entweder über PDF-Dateien, die von einer Webseite heruntergeladen und zurückgefaxt wurden oder über ein auf dem Postweg versandtes Servicehandbuch, dessen Formulare ebenfalls per Fax oder Brief zurück an Reed Exhibitions gingen. Durch die Fülle an Leistungen und die große Menge an Formularen entstand ein extrem hoher Verwaltungsaufwand, der zudem erhebliches Fehlerpotenzial enthielt, da die Formulare größtenteils manuell bearbeitet wurden.

Die Zielsetzung:

Das Online-System sollte den althergebrachten Papierweg ablösen und damit Arbeitsabläufe beschleunigen und vereinfachen. Alle Formulare und Bestellabläufe sollten online abgewickelt werden. Die Messeteams, die Aussteller und alle involvierten Dienstleister sollten automatisiert über den aktuellen Stand der Bestellungen informiert sein. D. h. der Aussteller bestellt die benötigten Leistungen, diese werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und von dort aus in digitaler Form an alle Beteiligten, wie z.B. Messebauer/-ausstatter, Messeveranstalter, Messegelände übermittelt.

Die Lösung:

Mit unserem System erhält Reed Exhibitions ein effektives Werkzeug zur Online-Abwicklung von Messebuchungen für unterschiedliche Messen.

Das Online-Servicetool ist über die ebenfalls von ONM entwickelte Reed-Exposervice-Plattform erreichbar. Zusammen mit dem Hallenplantool sowie dem Katalogtool ergibt sich so ein komfortables und umfangreiches System zur Verwaltung und Abwicklung von Messen an unterschiedlichen Veranstaltungsorten.

Ob Marketingdienstleistung oder Standbewachung, ob Wasseranschlüsse, Freitickets oder Blumendekoration. Einfach und schnell können Messeaussteller nun alle benötigten Formulare, Anträge und Bestellungen online ausfüllen und versenden. Diese werden automatisch an die mit der Ausführung beauftragten Partner weitergeleitet und in der Bestellhistorie vermerkt.

Die Messeveranstalter haben im Backend die komplette Übersicht über alle getätigten Bestellungen, noch offene Pflichtformulare und Stornos. Konfliktlisten sammeln alle entstehenden Konflikte während der Buchungsphase. Ändert sich z.B. die Form oder Größe des Messestandes, hat dies Auswirkungen auf bereits getätigte Bestellungen z.B. von Beschriftung, Teppichboden, etc. Ausgehend von dieser Liste kann das Messeteam entsprechende Lösungsmaßnahmen ergreifen.

Technische Basis:

Das System wurde in PHP in Verbindung mit MySQL programmiert. Die Bedienung des Systems erfolgt im Backend und im Frontend auf Webbrowserbasis.

Reed Exhibitions Deutschland GmbH

Die Reed Exhibitions Deutschland GmbH mit Sitz in Düsseldorf beschäftigt 95 Mitarbeiter und ist Teil der Reed Exhibitions Ltd., Großbritannien. Sie zählt damit zum weltweit führenden Messeveranstalter mit 460 Events in 36 Ländern.

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